Die unterschätzte Macht der Information
Wenn du bei Records Management ISO 15489 sofort an Archivierung und Papierkrieg denkst, wird dich dieser Beitrag überraschen: Denn nicht nur die ISO 9001:2015 bedenkt die Lenkung dokumentierter Informationen. Die ISO 15489 Records Management ist die ISO-Norm, die Informationen gezielt lenkt, Prozesse digital absichert und dein Unternehmen zukunftsfähig macht.
Um eine Sache klarzustellen: Wir reden nicht nur über Dokumente – wir reden über Wissen. Struktur. Vertrauen. Handlungssicherheit. Dinge, die in Organisationen viel zu oft fehlen, obwohl sie so simpel umgesetzt sein könnten. Ob Produktionsfirma mit Schichtbetrieb, innovatives Dienstleistungsunternehmen oder Handwerksbetrieb mit Ambitionen: Wenn du nicht weißt, wo du findest, was du wissen musst– oder ob das, was du gefunden hast, überhaupt aktuell ist – dann bist du schon im Rückstand.
📊 Records Management vs. gelenkte Informationen – der Unterschied einfach erklärt
| Records Management (ISO 15489) | Gelenkte Informationen (ISO 9001:2015) |
|---|---|
| Fokus auf Records – also abgeschlossene, nicht mehr veränderbare Informationsobjekte mit Nachweischarakter. | Fokus auf alle Informationen, die für die Qualität relevant sind – auch wenn sie noch bearbeitet werden dürfen. |
| Ziel ist es, Records zu lenken, aufzubewahren und zu archivieren, sodass sie über Jahrzehnte nachvollziehbar bleiben. | Ziel ist es, Informationen zu kontrollieren, zu schützen und wieder auffindbar zu machen, solange sie aktuell sind. |
| Der Lebenszyklus eines Records umfasst Entstehung bis zur Löschung – inklusive Archivphase. | Der Informationsfluss wird bis zu einem bestimmten Punkt gelenkt, z. B. bis zur Genehmigung, Veröffentlichung oder Anwendung. |
| Records haben einen verbindlichen, rechtssicheren und nachprüfbaren Charakter (z. B. für Audits, Haftung, Verträge). | Gelenkte Informationen müssen gültig, aktuell und eindeutig zugeordnet sein, z. B. durch Versionsangabe, Freigabevermerk etc. |
| Änderungen an einem Record sind nicht erlaubt – nur neue Versionen dürfen entstehen. | Änderungen an gelenkten Informationen sind erlaubt, aber dokumentationspflichtig (z. B. mit Versionskontrolle oder Änderungsvermerk). |
🧠 Merksatz für die Praxis
»Gelenkte Informationen steuern deine Prozesse – Records dokumentieren, dass sie stattgefunden haben.«
Was sind gelenkte Informationen eigentlich?
Der Clou: Diese Informationen sind nicht einfach nur irgendwo gespeichert, sondern:
- eindeutig zugeordnet,
- versioniert,
- freigegeben,
- vor unbefugter Änderung geschützt.
Kurz: Du kannst dich darauf verlassen.
ISO 15489 verstehen – Was Records Management wirklich bedeutet
Klingt nach Bürokratie – ist aber in Wahrheit dein Schutzschild gegen Chaos, Stress und rechtliche Grauzonen.
📚 Von der Schriftgutverwaltung zum digitalen Records Management dahinter?
Wenn du den Begriff „Records Management“ hörst, denkst du vielleicht zuerst an staubige Aktenordner oder öffentliche Verwaltungen mit zehn Unterschriften pro Dokument. Und tatsächlich – die Wurzeln liegen genau dort. Genauer gesagt in Archiven, Behörden, Gerichten, Ministerien – also in Bereichen, wo jedes Dokument über Jahrzehnte nachvollziehbar und revisionssicher aufbewahrt werden muss.
Aber heute, in der Ära von Microsoft 365, Cloud-Diensten und hochdynamischen Arbeitswelten, ist Records Management alles andere als verstaubt.
🧭 Was ein „Record“ ist – und was nicht
Die ISO 15489 ist die internationale Norm für Records Management – oder wie man im Deutschen auch sagt: Schriftgutverwaltung. Sie legt verbindlich fest, wie organisationsrelevante Informationen erfasst, gesteuert, gespeichert, geschützt und – ganz wichtig – wiedergefunden werden. Und das über den gesamten Lebenszyklus hinweg:
- Entstehung: z. B. durch ein Formular, eine Mail, ein Protokoll
- Lenkung: z. B. durch Prüfung, Freigabe und Versionskennzeichnung
- Aufbewahrung: an einem sicheren, definierten Ort
- Nutzung: z. B. im Tagesgeschäft oder bei Audits
- Archivierung oder Löschung: wenn sie nicht mehr gebraucht werden oder gesetzliche Fristen ablaufen
🔍 Warum KMU die ISO 15489 Records Management dringend brauchen
Weil auch in kleinen und mittleren Unternehmen Informationen jeden Tag Entscheidungen beeinflussen – oder verhindern. Und wenn sie nicht klar, eindeutig und gültig sind, passiert genau das, was du kennst:
- drei Versionen derselben Datei („final_v2_NEU_neu_final_fürChef“),
- niemand weiß, ob das Excel noch aktuell ist,
- oder schlimmer: der Kunde hat was anderes als die Produktion.
Records Management schafft hier Klarheit, Transparenz und Vertrauen – intern wie extern. Denn ein „Record“ ist kein Entwurf, keine lose Datei, keine Brainstorming-Notiz. Sondern:
Ein abgeschlossenes, nachvollziehbares Dokument mit Beweischarakter.
🧾 Beispiele für Records im Alltag:
- Ein unterschriebener Wartungsbericht
- Eine genehmigte Arbeitsanweisung mit Versionskontrolle
- Ein abgeschlossenes Änderungsformular
- Ein zertifizierter Prüfbericht
- Der Auditbericht eines Kunden
All diese Records müssen identifizierbar, auffindbar und geschützt sein – und dürfen nicht einfach so verändert oder gelöscht werden. Dafür sorgt ein durchdachtes Records Management System – idealerweise mit einem digitalen DMS im Hintergrund.
✨ Fazit: Der unterschätzte Schlüssel für nachhaltigen Unternehmenserfolg
Records Management ist kein bürokratisches Monster aus grauer Vorzeit – es ist der unsichtbare Motor, der Ordnung in die Informationsflut bringt. Es sorgt dafür, dass Entscheidungen auf sicheren Füßen stehen, dass Prozesse zuverlässig laufen und dass Mitarbeitende mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit arbeiten können.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist das eine echte Chance:
- 🔍 Entscheidungen werden transparent und nachvollziehbar
- ⚙️ Prozesse werden schneller, effizienter und sicherer
- 🧯 Risiken werden frühzeitig erkannt und abgesichert
- 📚 Wissen bleibt im Unternehmen – auch wenn Mitarbeitende gehen
Records Management ist mehr als nur Ordnung. Es ist die Basis für Vertrauen, für digitale Zusammenarbeit und für Qualität, die sich durchzieht – von der Planung bis zum Kundenfeedback.
Du musst nicht alles wissen. Aber du solltest wissen, was wichtig ist – und wo es liegt.
Ich zeig dir, wie du mit SharePoint & Co. endlich Ordnung ins Informationschaos bringst – ohne DMS-Monster.
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